Conditions générales de vente

Préambule

La SAS Cycle Events est spécialisée dans l’organisation d’événements d’entreprises. Elle est par conséquent amenée à organiser pour ses clients des prestations pour lesquelles elle doit se conformer à des obligations particulières. Afin d’assurer le bon déroulement de ces sorties la SAS Cycle Events a établi un ensemble de règles de fonctionnement qui sont synthétisées dans les présentes conditions générales de vente. La SAS Cycle Events pourra être désignée comme le « prestataire » dans les présentes conditions générales.
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Article 1 - Champ d’Application

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à toutes les prestations de services conclues par la SAS Cycle Events auprès de ses clients, quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du client, et notamment ses conditions générales d’achat, sur lesquelles les présentes Conditions Générales de Vente prévalent conformément aux dispositions de l’article L 441-6 du Code de Commerce. Conformément à la réglementation en vigueur, ces Conditions Générales de Vente sont systématiquement communiquées à tout client, pour lui permettre de passer commande auprès du prestataire.
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Article 2 - Commandes

Les commandes doivent impérativement être confirmées par écrit ou par signature du devis. Celles-ci seront précédées par la communication au client d’un devis par la SAS Cycle Events. L’engagement de fourniture des prestations de service n’est parfait et définitif qu’après acceptation expresse par écrit ou par signature du devis et acceptation des présentes conditions de ventes. Les commandes ne deviendront définitives qu’après le versement d’un acompte représentant 50% du montant total TTC de la prestation fournie.Il est précisé que la SAS Cycle Events ne pourra engager les réservations nécessaires qu’après la réception des documents contractuels rappelés ci-dessus.
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Article 3 - Tarifs

Pour toutes les prestations d’animation produite par elle-même, la SAS Cycle Events facturera son client en Euros et en HT avec une TVA à 20%. Les prestations commandées sont fournies au tarif en vigueur au jour de la confirmation de la commande par le client, telles qu’ils lui auront été communiqués préalablement à la passation de la commande.
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Article 4 – Contenu des prestations

Les devis établis comprennent la liste des prestations incluses. Les commandes de services spécifiques ou complémentaires du client feront l’objet d’une facture supplémentaire. Une première facture d’acompte sera remise au client dès la signature du devis, qu’il devra régler à réception. Une facture de solde sera établie au lendemain du jour de la prestation par Cycle Events, et devra être réglée par le client dès réception de celle-ci ou au maximum 30 jours ouvrés suivant le jour de la prestation. 
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Article 5 – Lieux des prestations

Les lieux où se déroulent les événements peuvent être proposés par le client ou par la SAS Cycle Events. Dans tous les cas, il est à noter qu’un temps d’installation du matériel est nécessaire. Les espaces qui seront utilisés (salles, espaces extérieurs, restaurants, ...) devront être disponibles et accessibles en moyenne 2h avant en fonction du type de prestation. Une caution peut être demandée par les établissements. Elle devra être versée par l’utilisateur soit le client.

Article 6 - Conditions de règlement

6.1 - Délais de règlementLe prix est payable comme suit : Un acompte correspondant à 50% du prix total TTC des prestations commandées est exigé lors de la passation de la commande, illustrée par la signature du devis ou d’un accord écrit par mail. Le solde du prix est payable au comptant à réception de facture (établie après les événements) ou dans un délai de 30 jours maximum suivant l’événement. Aucun escompte ne sera pratiqué par la SAS Cycle Events pour paiement comptant.6.2 - Pénalités de retardEn cas de retard de paiement et de versement des sommes dues par le client au-delà du délai ci dessus fixé, et après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées au taux de l’intérêt légal majoré de deux points du montant total TTC du prix des prestations figurant sur ladite facture, seront automatiquement et de plein droit acquises au prestataire, sans formalité aucune ni mise en demeure préalable, sans préjudice de toute autre action que la SAS Cycle Events serait en droit d’intenter, à ce titre, à l’encontre du client. En cas de non-respect des conditions de paiement figurant ci-dessus la SAS Cycle Events se réserve en outre le droit de suspendre ou d’annuler la fourniture des prestations commandées par le client.

Article 7 – Annulation, par le client, d’une prestation commandée

En cas d’annulation d’une sortie par le client, celui-ci sera facturé comme suit :- Annulation entre l’acceptation du devis + versement de l’acompte et 30 jours avant la sortie = Conservation par la SAS Cycle Events de 30% du montant de l’acompte (frais de dossier), le reste sera transformé en avoir valable un an à partir de sa date d’émission.
- Annulation entre 29 et 15 jours avant la sortie = Conservation par la SAS Cycle Events de 50% du montant de l’acompte.
- Annulation entre 14 et le jour J = Facturation de 100% du montant total du dernier devis signé. Les annulations doivent être spécifiées par écrit (mail, fax ou courrier). La date de ce document permettra de calculer les frais d’annulation.

Article 8 – Report, par le client, d’une prestation commandée

Le client peut décider de reporter un événement pour faute d’inscrits ou pour des raisons de météo défavorable par exemple. La décision devra être prise au minimum 15 jours avant la date de l’événement. En cas de report d’une sortie, qui sous entend que le client s’engage par écrit sur une nouvelle date, l’acompte versé sera intégralement transformé en avoir.Certains prestataires imposant le versement partiel voire intégral de leur prestation au moment de la réservation, la SAS Cycle Events se réserve le droit de refacturer au client ce montant en cas de report même si la décision est prise au moins 15 jours avant l’événement. Un seul report de prestation est possible, au-delà il sera considéré comme une annulation (Cf. article 7).

Article 9 - Modification des effectifs

Le devis établi par la SAS Cycle Events tient compte d’un effectif précis communiqué par le client. Le client s’engage en conséquence à tenir la SAS Cycle Events informé de l’état d’avancement des inscriptions. Il ne pourra modifier l’effectif prévu que dans la limite d’un délai de quinze jours avant la date d’exécution de la prestation et ce dans la limite des possibilités du prestataire. Le devis sera réactualisé et devra être validé par le client. Le prix est susceptible d’évoluer. Certains prestataires imposant le versement partiel voire intégral de leur prestation au moment de la réservation, la SAS Cycle Events se réserve le droit de refacturer au client ce montant en cas de modification des effectifs même si la décision est prise l’information est donnée au moins 7 jours avant l’événement.

Article 10 - Annulation d’une sortie par la SAS Cycle Events

Une sortie peut être annulée à la seule initiative de la SAS Cycle Events si des circonstances de force majeures, des conditions météorologiques défavorables ou des raisons de sécurité risquaient d’engendrer un risque particulier pour la santé ou la sécurité des participants.10.1 - DélaisLa décision d’annulation de la prestation sera prise au plus tard la veille de la date prévue pour l’activité. La SAS Cycle Events avertira immédiatement le client, par tout moyen à sa convenance, de la décision d’annulation. D’un commun accord, les parties détermineront ensemble une autre date de sortie. En aucun cas des conditions météorologiques ne pourront justifier l’annulation d’une sortie à la seule initiative du client, la SAS Cycle Events se réservant en qualité de professionnelle la responsabilité d’apprécier l’impact desdites conditions sur le maintien de la sortie.10.2 - FacturationL’acompte sera intégralement transformé en avoir valable un an à partir de sa date d’émission. Aucun remboursement ni indemnité ne pourra être accordé sur la base d’une simple modification de l’ordre des prestations.

Article 11 - Respect des programmes

L’ordre énoncé pour les différentes activités d’un programme peut être modifié sans préavis, étant précisé que la SAS Cycle Events s’engage à fournir l’intégralité des prestations commandées. Si le jour de la prestation les effectifs ne permettent pas d’assurer le programme initialement prévu, la SAS Cycle Events se réserve le droit de mettre en place un programme de substitution. De même, en cas de météo défavorable, la SAS Cycle Events proposera, selon le site, un programme de remplacement. Les activités initialement prévues pourront donc être modifiées ou adaptées pour proposer une prestation cohérente ou sécuritaire. Le devis est signé pour une plage horaire clairement définie. Si le timing n’est pas respecté par le client ou par un autre prestataire qui n’est pas géré par la SAS Cycle Events, des frais de supplément seront facturés.

Article 12 - Règlement intérieur et caution

Pour certaines activités nécessitant l’utilisation d’un matériel de valeur, le client devra signer un règlement intérieur spécifique à l’activité et/ou verser une caution pour le matériel mis à disposition. Toutes dégradations, pertes ou vols dudit matériel ou des installations mises à dispositions lors des activités seront refacturées au client.

Article 13 - Conditions physiques et règles de sécurité

Les activités proposées par la SAS Cycle Events ne nécessitent pas, à priori de compétences techniques ou d’aptitudes physiques particulières. Cependant, il est fortement recommandé aux participants d’avoir une bonne condition physique afin de profiter au mieux des activités proposées dans des conditions de sécurité optimale. Le client s’engage à informer la SAS Cycle Events des contre-indications ou pathologies particulières qui atteindraient certains des participants. De la même manière, les activités proposées, pour la plupart de plein air, comportant un certain nombre de risques, il est indispensable que chaque participant se conforme strictement aux règles de sécurité exposées par les encadrants. Ces derniers se réservent d’ailleurs le droit d’exclure toute personne qui ne respecterait pas ces consignes ou qui adopterait un comportement dangereux pour elle-même ou pour autrui.

Article 14 - Responsabilité civile

Conformément à la réglementation qui régit la profession, la SAS Cycle Events est assurée en Responsabilité Civile Professionnelle chez Axa Assurances ce qui garantit les conséquences pécuniaires résultant de l’organisation d’évènements. Il est cependant précisé que la SAS Cycle Events ne saurait pour autant se substituer à la Responsabilité Civile individuelle dont chaque participant doit être titulaire. Il est également indispensable pour parer à toutes conséquences d’un éventuel accident que chaque participant s’assure avant toute sortie auprès de sa compagnie d’assurances qu’il est bien titulaire d’une garantie multirisques couvrant, notamment les risques suivants : recherche, secours, rapatriement, frais médicaux, dommages corporels etc…

Article 15 - Droit à l’image

Le client s’engage à informer l’ensemble des participants que des photos / vidéos prises lors des évènements organisés pourront être utilisées sur les documents commerciaux ou publicitaires de la SAS Cycle Events (flyers, affiches, brochures, site Internet ou tout autre support de communication). Les participants ne pourront prétendre à aucune indemnisation au titre de ces parutions. De la même manière, les logos du client ainsi que les appréciations données sur les sorties pourront être utilisées et diffusées sur les mêmes documents commerciaux ou publicitaires de la SAS Cycle Events.

Article 16 - Litiges

Toute contestation ou réclamation doit être adressée à la société Cycle Events par lettre recommandée avec avis d’accusé de réception dans les huit jours suivant la fin de la manifestation organisée. Passé ce délai, aucune contestation ou réclamation ne sera considérée comme recevable. En cas de litige, et à défaut d’accord amiable, seuls seront compétents les tribunaux dans le ressort desquels se trouve le siège social de la société Cycle Events.

Article 17 - Langue du contrat droit applicable

De convention exprès entre les parties, le présent contrat est régi et soumis au droit français.

Article 18 - Acceptation du client

Les présentes conditions générales de vente sont expressément agréées et acceptées par le client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables à la SAS Cycle Events, même s’il en a eu connaissance. Le client s’engage, enfin, à communiquer les conditions générales de vente ainsi que les limites de garanties de la SAS Cycle Events à l’ensemble des participants afin qu’ils puissent, si nécessaire, souscrire toute garantie complémentaire.