Politique de confidentialité

‍Afin que vous puissiez utiliser l'offre de Cycle Events en toute confiance, nous mettons à votre disposition la présente Politique de confidentialité, qui vise à décrire de manière transparente les données que nous stockons, la façon dont nous les utilisons et leur finalité.

En préambule, nous vous invitons à consulter les réglementations qui régissent le stockage et l'utilisation des données : la communication marketing, la loi du 21 juin 2014 pour la confiance dans l'Économie Numérique, la Loi Informatique et Liberté du 6 août 2004 ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679).

1. Définitions

Services : l'un des sites internet (en particulier https://www.cycle-events.com/) et/ou tout autre moyen mis à disposition par la société Cycle Events pour proposer et exécuter ses prestations de services (organisation d’événements d’entreprise)
Utilisateur : personne physique et/ou morale utilisant le ou les Services mis à disposition par Cycle Events

Client : personne physique et/ou morale ayant acheté (ou ayant l'intention d'acheter) une prestation d’événement d’entreprise à la société Cycle Events

2. Type de données collectées

Tout au long de nos échanges, nous sommes susceptibles de collecter les données suivantes vous concernant :

Demande de devis
En renseignant notre formulaire, vous sollicitez nos Services pour recevoir un ou plusieurs devis personnalisés pour vos projets d’événements d’entreprise. Dans ce cadre, nous sommes susceptibles de collecter :
- Votre prénom
- Votre nom
- Votre numéro de téléphone professionnel
- Votre courrier électronique
- Le nom de la société ou organisation concernée par le projet
- Diverses informations relatives à votre projet : centre d'intérêt, dates d’événement, nombre de participants, budget, etc.

Echanges téléphoniques
Une fois votre projet de voyage formulé, sur l'un de nos sites internet et/ou par email et/ou par téléphone et/ou par tout autre moyen de contact, nous sommes susceptibles de vous rappeler pour affiner notre compréhension de vos besoins, et ainsi collecter de plus nombreuses informations sur le projet,
comme son contexte, ses contraintes, ses enjeux, ses éléments indispensables / optionnels, les destinations à éviter, etc.

Navigation sur notre site internet
Lorsque vous accédez à nos Services, nous enregistrons automatiquement des données d’utilisation.
Nous effectuons notamment des mesures d’audience (via le service Google Analytics), et stockons par exemple le nombre total de visites, le nombre de pages vues, l’activité des Utilisateurs sur nos Services ou encore leur fréquence de retour. Nous utilisons des identifiants de connexion (notamment des identifiants concernant vos appareils mobiles), des cookies, ainsi que des adresses IP pour mesurer l'activité de nos Services.
Nous sommes également susceptibles de collecter des données techniques sur votre connexion internet, comme votre navigateur et vos appareils.
Toutes les données collectées au cours de votre navigation sur notre site internet sont anonymisées et nous permettent de toujours améliorer l'expérience que nous proposons à nos Utilisateurs, afin de rendre nos Services les plus fluides et agréables possible.

Organisation d'un événement d’entreprise
Lorsque vous confirmez un événement chez Cycle Events, nous collectons de plus amples informations sur les participants, incluant notamment leurs prénoms, noms, régimes alimentaires, allergies, ou encore adresse e-mail professionnelle.
Les informations collectées dépendent du contenu du programme et changent à chaque projet : nous nous cantonnons au minimum nécessaire pour organiser au mieux votre événement.

3. Utilisation de vos données

Nous utilisons vos données pour vous fournir nos Services, et notamment :

Organisation de vos événements :
- Relation Client : tout au long de notre relation commerciale, des personnes de notre équipe sont susceptibles de vous contacter par téléphone et/ou email et/ou courrier et/ou en rendez-vous physique et/ou en vidéo-conférence afin de préciser votre demande. L'objectif de cette démarche est d'apporter de comprendre au mieux vos besoins pour y apporter les réponses et solutions les plus adaptées.
- Propositions commerciales : nous nous appuyons notamment sur toutes les données collectées pour vous faire parvenir des devis et/ou communication promotionnelles qui correspondent au mieux à vos attentes.
- Organisation de vos événements : dans le cadre de l'organisation de vos événements, nous sommes amenés à collaborer avec différents prestataires qui exigent des informations sur les participants pour mener à bien leurs services (compagnies de transports, lieux, prestataires d'activités, prestataires de restauration, agences locales, assurances, etc.). A des fins d'organisation et/ou pour des raisons réglementaires, et uniquement dans ces deux cas de
figure, certaines de vos données peuvent être communiquées à ces prestataires
- Accompagnement de votre événement : avant, au cours et après la prestation, les données collectées ne sont jamais revendues à nos partenaires commerciaux. De la même manière, nos partenaires commerciaux s'engagent à ne pas ré-utiliser les données transmises à des fins commerciales.

Amélioration de nos Services :
A des fins d'amélioration continue, les données collectées via nos Services (site internet) peuvent être analysées pour produire des statistiques et analyses marketing, afin de comprendre comment vous utilisez nos Services et comment améliorer l'expérience de nos Utilisateurs.

Obligations légales :
Enfin, nous sommes susceptibles de traiter vos données à des fins de preuve et dans le cadre du respect de nos obligations légales (comme vos documents d'identité).

4. Destinataires des données

Les données que nous collectons sont susceptibles d'être accessibles à nos prestataires de service, agissant en qualité de sous-traitants, qui concourent administrativement et techniquement à la réalisation des finalités visées ci-dessus. Parmi ces prestataires :
- Hébergement internet : Webflow.
- Technologies publicitaires : données techniques et anonymisées
- Prestataires externes : compagnies de transports, lieux, prestataires d'activités et excursions, prestataires de restauration prestataires logistiques locaux, compagnies d'assurance, etc.

À ce titre, nos prestataires et sous-traitants s'engagent à respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur relatives aux données personnelles des Utilisateurs qu'ils collecteraient. Notamment, ils s'engagent à mettre en œuvre tout moyen technique pour maintenir l'intégrité, la sécurité, la confidentialité des données personnelles ainsi qu'à garantir la sécurité des accès aux systèmes de stockage de ces données personnelles.

Cycle Events veille à communiquer à ses prestataires et sous-traitants les données minimum requises pour garantir le bon achèvement des prestations attendues : chaque prestataire ne reçoit, ainsi, pas les mêmes informations.
Les données que nous collectons peuvent être transférées hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que ce transfert s’effectue à destination des pays reconnus comme assurant un niveau adéquat de protection de vos données personnelles ou sur la base des garanties appropriées prévues par la loi.
Afin de respecter nos obligations légales, vos données personnelles peuvent également être transmises aux autorités administratives et judiciaires autorisées, uniquement sur réquisition judiciaire.


5. Responsable de traitement

Pour les données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation de nos Services, le responsable du traitement des données personnelles est Cycle Events, personne morale représentée par M. Frédéric Bouchillou, son représentant légal, en sa qualité de Président.

En tant que responsable du traitement des données qu’elle collecte, Cycle Events s’engage à respecter le cadre des dispositions légales en vigueur. Il appartient notamment à Cycle Events d’établir les finalités de traitement des données collectées, de fournir à ses Clients, à partir de la collecte de leurs consentements, une information complète sur le traitement de leurs données personnelles et de maintenir un registre des traitements conformes à la réalité. Chaque fois que Cycle Events traite des données personnelles, elle prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des données personnelles au regard des finalités pour lesquelles elle les traite.

6. Droit d’accès, de rectification et d’opposition

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs des Services de Cycle Events disposent des droits suivants :

- Droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite
- Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)
- Droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD)
- Droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD)
- Droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
- Droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui Prochaine Escale devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’il aura préalablement été désigné.

Dès que Cycle Events a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part, Cycle Events s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour
répondre à une obligation légale.

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment Cycle Events utilise ses données personnelles, demande à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, l’Utilisateur peut contacter Cycle Events par écrit à l’adresse mail suivante : contact@cycle-events.com

Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les données personnelles qu’il souhaiterait que Cycle Events corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant précisément avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).

Les demandes de suppression de données personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à Cycle Events par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents.

Enfin, les Utilisateurs de Cycle Events peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

7. Durée de conservation

- Les données de compte (identité, coordonnées électroniques, historique d’utilisation des Services, etc.) sont conservées 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ;
- Les documents et pièces comptables sont conservés 10 ans, à titre de preuve comptable ;
- Les données personnelles des participants sont conservées pendant une durée qui n’excède pas 3 mois après pas la dates de fin de nos prestations, telles qu'établies dans nos contrats ;
- Les conversations téléphoniques avec notre support client professionnel sont conservées pendant une durée maximale de 6 mois.

8. Sécurité de vos données

Nous protégeons vos informations à l’aide de mesures de sécurité physiques, électroniques et administratives. Nos mesures de protection incluent notamment des pare-feu, des contrôles d’accès physiques à nos centres de données et des contrôles d’autorisation d’accès aux informations.
Le personnel de Cycle Events reçoit régulièrement des formations concernant la collecte et le traitement des données personnelles.

9. Notification d'incident

Quels que soient les efforts fournis, aucune méthode de transmission sur Internet et aucune méthode de stockage électronique n'est complètement sûre. Nous ne pouvons en conséquence pas garantir une sécurité absolue. Si nous prenions connaissance d'une brèche de la sécurité, nous avertirions les Utilisateurs concernés afin qu'ils puissent prendre les mesures appropriées. Nos procédures de notification d’incident tiennent compte de nos obligations légales, qu'elles se situent au niveau national ou européen. Nous nous engageons à informer pleinement nos clients de toutes les questions relevant de la sécurité de leur compte et à leur fournir toutes les informations nécessaires pour les aider à respecter leurs propres obligations réglementaires en matière de reporting.

Aucune information personnelle de l'Utilisateur du site Cycle Events n'est publiée à l'insu de l'Utilisateur, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers. Seule l'hypothèse du rachat de Cycle Events et de ses droits permettrait la transmission des dites informations à l'éventuel acquéreur qui serait à son tour tenu de la même obligation de conservation et de modification des données vis-à-vis de l'Utilisateur des Services de Cycle Events.

10. Politique de cookies

Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur le navigateur de l’Utilisateur et enregistré au sein du terminal de l’Utilisateur (ex : ordinateur, smartphone), (ci-après « Cookies »). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine de l’Utilisateur, le fournisseur d’accès Internet de l’Utilisateur, le système d’exploitation de l’Utilisateur, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal de l’Utilisateur.

Cycle Events est susceptible de traiter les informations de l’Utilisateur concernant sa visite du site, telles que les pages consultées, les recherches effectuées, dans un but d'amélioration continue de ses Services.

Les Cookies facilitant la navigation et/ou la fourniture des services proposés par le site, l’Utilisateur peut configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non les accepter de manière à ce que des Cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des Cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un Cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal. Cycle Events informe l’Utilisateur que, dans ce cas, il se peut que les fonctionnalités de son logiciel de navigation ne soient pas toutes disponibles.

Si l’Utilisateur refuse l’enregistrement de Cookies dans son terminal ou son navigateur, ou si l’Utilisateur supprime ceux qui y sont enregistrés, l’Utilisateur est informé que sa navigation et son expérience sur le site peuvent être limitées. Cela pourrait également être le cas lorsque Cycle Events ou l’un de ses prestataires ne peut pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet. Le cas échéant, Cycle Events décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du site et des services éventuellement proposés par Cycle Events, résultant (i) du refus de Cookies par l’Utilisateur (ii) de l’impossibilité pour Cycle Events d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement du fait du choix de l’Utilisateur. Pour la gestion des Cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière l’Utilisateur peut modifier ses souhaits en matière de Cookies.

À tout moment, l’Utilisateur peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de Cookies. Cycle Events pourra en outre faire appel aux services de prestataires externes pour l’aider à recueillir et traiter les informations décrites dans cette section.

Enfin, en cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook, Linkedin et Google Plus figurant sur le site de Cycle Events ou dans son application mobile et si l’Utilisateur a accepté le dépôt de cookies en poursuivant sa navigation sur le site Internet ou l’application mobile de Cycle Events, Twitter, Facebook, Linkedin et Google Plus peuvent également déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateur, tablette, téléphone portable).

Ces types de cookies ne sont déposés sur vos terminaux qu’à condition que vous y consentiez, en continuant votre navigation sur le site Internet de Cycle Events. À tout moment, l’Utilisateur peut néanmoins revenir sur son consentement à ce que Cycle Events dépose ce type de cookies.

Sauf si vous décidez de désactiver les cookies, vous acceptez que le site puisse les utiliser. Vous pouvez à tout moment désactiver ces cookies et ce gratuitement à partir des possibilités de désactivation qui vous sont offertes et rappelées ci-après, sachant que cela peut réduire ou empêcher l’accessibilité à tout ou partie des Services proposés par le site.

11. Balises ("Tags") Internet

Cycle Events peut employer occasionnellement des balises Internet (également appelées « tags », ou balises d’action, GIF à un pixel, GIF transparents, GIF invisibles et GIF un à un) et les déployer par l’intermédiaire d’un partenaire spécialiste d’analyses Web susceptible de se trouver (et donc de stocker les informations correspondantes, y compris l’adresse IP de l’Utilisateur) dans un pays étranger.

Ces balises sont placées à la fois dans les publicités en ligne permettant aux internautes d’accéder au site, et sur les différentes pages de celui-ci.
Cette technologie permet à Cycle Events d’évaluer les réponses des visiteurs face au site et l’efficacité de ses actions (par exemple, le nombre de fois où une page est ouverte et les informations consultées), ainsi que l’utilisation de ce site par l’Utilisateur.Le prestataire externe pourra éventuellement recueillir des informations sur les visiteurs du site et d’autres sites Internet grâce à ces balises, constituer des rapports sur l’activité du site à l’attention de Cycle Events, et fournir d’autres services relatifs à l’utilisation de celui-ci et d’Internet.

‍12. Droit applicable et attribution de juridiction

Tout litige en relation avec l’utilisation des Services de Cycle Events est soumis au droit français. En dehors des cas où la loi ne le permet pas, il est fait attribution exclusive de juridiction aux tribunaux compétents de Paris.